Otomatisasi berbagai tugas dengan penggunaan perangkat lunak akuntansi online akan mengambil beban Anda dan membantu Anda mengelola faktur dengan cara yang paling produktif.Untuk memastikan Anda mendapatkan uang tepat waktu, berikut adalah beberapa hal yang harus dihindari.
1. Penundaan
Sebagai pemilik bisnis, bisa jadi sangat sulit untuk mengelola berbagai tugas tepat waktu. Bukan hal yang aneh untuk tugas kecil seperti faktur untuk menyelinap, atau Anda mungkin berpikir bahwa klien atau pelanggan tetap akan melakukan pembayaran dan mendorong tugas ke depan.
Tapi Anda perlu ingat, bahwa faktur adalah tanggung jawab Anda. Seseorang harus menjadikannya prioritas dan mengirim faktur segera setelah pekerjaan selesai. Menurut sebuah survei, ketika Anda menagih pada hari yang sama dengan penyelesaian pekerjaan, Anda 1,5 kali lebih mungkin untuk dibayar tepat waktu.
2. Faktur Tertunda
Sekarang setelah Anda memprioritaskan untuk mengirim faktur, sangat mungkin klien melewatkan tanggal jatuh tempo, salah menempatkan faktur, atau melupakannya. Anda dan tim Anda harus bertanggung jawab untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu, jadi proaktif dalam mengirim pengingat dan segera menghubungi klien jika mereka melewatkan tanggal pembayaran mereka.
Dalam kasus yang jarang terjadi ketika Anda berhadapan dengan klien yang sangat tidak responsif, tindakan ekstrem dapat diambil. Sebuah kasus dapat diajukan ke pengadilan klaim kecil, atau jika keadaan memburuk, Anda dapat menyewa agen penagihan untuk mendapatkan pembayaran Anda.
3. Ketentuan yang Tidak Terdefinisi
Kesepakatan bisnis harus selalu memiliki ketentuan yang jelas yang digunakan, jika terjadi perbedaan. Jangan pernah menggunakan bahasa yang tidak jelas dalam faktur, tentukan persyaratan Anda dan konsekuensi yang timbul jika persyaratan itu tidak terpenuhi. Tetapi jangan mendefinisikan istilah yang panjang dan tidak realistis yang dapat menghambat hubungan bisnis.
Untuk menciptakan situasi yang ideal, tandatangani kontrak sederhana dengan klien Anda yang akan melindungi kepentingan kedua belah pihak. Bawa ini ke dalam praktik dan Anda akan meringankan banyak pekerjaan Anda. Minta pengacara Anda untuk mencatat perjanjian Anda dan membuatnya resmi.
4. Detail itu Penting
Perhatian yang tepat harus diberikan pada perincian sehingga kesalahan kecil dapat dihindari. Periksa dengan klien Anda kepada siapa untuk mengirim faktur dan menyusun surat sesuai. Menagih individu atau departemen yang berbeda dapat menciptakan banyak miskomunikasi dan membuang waktu berharga Anda.
Faktur harus selalu berisi perincian ini:
Nama perusahaan resmi, alamat kantor dan nomor kontak
Nama dan alamat klien
Nomor dan tanggal faktur
Tanggal jatuh tempo pembayaran
Nomor pajak atau nomor lisensi, sesuai permintaan pemerintah
Syarat pembayaran
Daftar produk atau layanan
Jumlah total yang harus dibayar?
5. Backup Data
Di zaman teknologi ini, tampaknya tidak bijaksana untuk tidak memanfaatkannya. Buat cadangan rutin kwitansi Anda di cloud, sehingga Anda memiliki soft copy untuk dijadikan rujukan, bahkan jika Anda kehilangan hard copy. Gunakan aplikasi seperti cloud Quickbooks untuk melacak data Anda dan mengaktifkan akses jarak jauh ke laporan keuangan Anda.
6. Branding dan Format
Penelitian telah menunjukkan bahwa faktur 3 kali lebih mungkin untuk dibayar jika ada logo dan nama perusahaan yang tepat disebutkan. Hal-hal kecil ini menunjukkan bahwa Anda adalah profesional dan menciptakan citra eksekutif Anda di atas yang lain.
Juga, hal yang sama berlaku dengan pengeditan yang buruk dan format faktur. Kesalahan pengejaan, jumlah yang salah, font yang tidak bisa dipahami, semua kesalahan ini tidak boleh dilakukan. Periksa faktur Anda sebelum mengirimnya.
7. Fleksibilitas dan Pembayaran
Anda telah mengatur ketentuan pembayaran Anda, terlaksana dengan baik. Tetapi menjadi seorang pebisnis tidak berarti Anda harus bersikap keras terhadap aturan. Berpegang teguh pada mereka itu penting, tetapi kadang-kadang, Anda dapat menawarkan sedikit ruang gerak, atas permintaan klien.
Dalam hal pembayaran, Anda harus menawarkan opsi untuk metode pembayaran yang aman untuk kenyamanan klien Anda, dan alur kerja yang efisien untuk Anda dan mereka.
8. Sopan santun
Bersikap sopan adalah hal terpenting untuk menjalankan bisnis yang sukses. Menambahkan 'tolong' dan 'terima kasih' ke nada, email, dan bahkan faktur Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk dibayar 5 persen. Ini juga akan meningkatkan citra merek Anda.
Dengan kemajuan teknologi yang cepat dan integrasinya dalam industri akuntansi, penggunaan aplikasi canggih seperti QuickBooks berbasis cloud sangat membantu. Ini merampingkan alur kerja dan membantu melacak uang masuk dan keluar. Ingatlah hal-hal ini untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu dari klien Anda.
Beri Komentar Tutup comment